RODO i przetwarzanie danych

Jeśli tworzysz ankietę w REEP, to Ty jesteś administratorem danych respondentów - decydujesz o celu badania, zakresie pytań i okresie przechowywania odpowiedzi.

REEP działa jako podmiot przetwarzający: przechowuje i udostępnia Ci dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi i na Twoje polecenie. Nie wykorzystujemy odpowiedzi respondentów do własnych celów marketingowych ani do profilowania.

W odniesieniu do danych Twojego konta (adres e-mail, dane rozliczeniowe, logi techniczne) REEP jest administratorem - zasady opisuje Polityka prywatności.

Najczęstsze podstawy przetwarzania w ankietach to zgoda respondenta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz prawnie uzasadniony interes administratora, np. badanie jakości obsługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgodę zbieraj w sposób dobrowolny, konkretny i możliwy do wycofania. W REEP wystarczy dodać pytanie zgody z jednoznaczną treścią i oznaczyć je jako wymagane.

Unikaj pytań o dane szczególnych kategorii (zdrowie, poglądy, przynależność związkowa), o ile nie masz do tego wyraźnej podstawy prawnej i zgody wyraźnej.

Ankieta jest anonimowa, gdy nie zbierasz identyfikatorów (e-mail, imię, numer pracownika) i gdy zestaw pytań nie pozwala pośrednio wskazać osoby. Pamiętaj, że w małych zespołach nawet pytanie o dział i staż może umożliwić identyfikację.

Domyślnie REEP nie zbiera adresu e-mail respondenta. Włączasz to świadomie w ustawieniach ankiety, gdy jest to potrzebne np. do rozliczenia nagrody lub kontaktu zwrotnego.

W badaniach pracowniczych rekomendujemy pełną anonimowość i minimum trzy odpowiedzi w każdej grupie raportowej przed prezentacją wyników.

Dla planów Pro i Skala udostępniamy wzór umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). Wystarczy wniosek na adres rodo@reep.pl.

Korzystamy z dostawców infrastruktury i usług pomocniczych (hosting, baza danych, poczta transakcyjna, model językowy używany przy generowaniu pytań). Wszyscy działają na podstawie umów powierzenia, a dane przechowywane są w Unii Europejskiej.

Treści przekazywane do generatora pytań to wyłącznie Twój opis celu badania i treść kwestionariusza - nie przekazujemy do modelu odpowiedzi respondentów.

Respondent ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Zgodę może wycofać w każdej chwili.

Żądania kierowane do REEP przekazujemy administratorowi ankiety, ponieważ to on decyduje o zakresie przetwarzania. Jako twórca badania możesz samodzielnie usunąć konkretną odpowiedź lub całe badanie.

Jeśli respondent nie wie, kto prowadzi badanie, poinformuj go w opisie ankiety: podaj nazwę administratora i adres kontaktowy w sprawach danych.

Odpowiedzi przechowujemy tak długo, jak zdecyduje administrator ankiety. Zalecamy usuwanie danych po zakończeniu analizy lub anonimizację zbioru, jeśli chcesz zachować wyniki historyczne.

Po usunięciu konta dane ankiet i odpowiedzi usuwamy trwale po zakończeniu cyklu kopii zapasowych. Zachowujemy wyłącznie dokumenty rozliczeniowe wymagane przepisami podatkowymi.

W przypadku naruszenia ochrony danych informujemy administratorów, których dotyczy zdarzenie, bez zbędnej zwłoki, przekazując zakres naruszenia i podjęte środki zaradcze.

Zgłoszenia dotyczące potencjalnych naruszeń i podatności przyjmujemy pod adresem bezpieczenstwo@reep.pl.